Fatturazione elettronica: cos’è, come funziona e come iniziare subito.
Tabella dei contenuti
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di emettere, trasmettere e conservare le fatture
in formato elettronico, nel rispetto della normativa fiscale italiana. A differenza delle fatture tradizionali
in formato cartaceo o PDF, la fattura elettronica è un file strutturato in formato XML (eXtensible Markup Language),
che contiene dati standardizzati e leggibili automaticamente dai sistemi informatici.
Questo sistema è stato introdotto per semplificare i processi amministrativi, ridurre gli errori e contrastare
l’evasione fiscale. In Italia, la gestione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SDI),
una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che funge da intermediario tra chi emette la fattura e chi la riceve.
Come funziona la fatturazione elettronica
Il funzionamento è semplice: una volta creata, la fattura elettronica viene inviata allo SDI, il Sistema dell’Agenzia delle Entrate che gestisce l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Lo SdI effettua una serie di controlli formali (come la correttezza dei dati fiscali e della partita IVA), e se la verifica va a buon fine, la fattura viene recapitata al destinatario; in caso contrario, viene scartata e deve essere corretta.
| 1. Creazione della fattura | Raccolti i dati necessari (partita IVA, indirizzo, regime fiscale del cedente, dati di fatturazione del cessionario e descrizione di beni/servizi con relativi importi), la fattura viene generata in formato XML con tutti i dati fiscali richiesti. |
| 2. Invio tramite SDI | Il documento viene inviato al Sistema di Interscambio che verifica la correttezza formale del file xml. Puoi inviare una fattura elettronica gratis direttamente dal portale dell’Agenzia oppure tramite un software gestionale presente in commercio. |
| 3. Controllo e consegna | L'esito negativo della verifica produrrà uno "scarto" della fattura, ovvero una mancata consegna che lo SdI provvederà a notificarti esplicitando l'errore presente nel file. Se invece la fattura è formalmente corretta SdI procederà a recapitarla al destinatario. A quel punto riceverai una notifica di consegna. |
| 4. Conservazione digitale | La fattura deve essere conservata digitalmente per 10 anni. Anche in questo caso puoi scegliere se usare il servizio gratuito dell’Agenzia oppure un sistema di conservazione a norma. |
Chi deve fare fatturazione elettronica nel 2026
Dal punto di vista normativo, la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte delle partite IVA in Italia, incluse aziende, professionisti e — con alcune eccezioni — anche i contribuenti in regime forfettario. A tal proposito potrebbe interessarti la nostra guida sulla fatturazione elettronica per il regime forfettario.
Dal 2025 anche gli enti no profit sono rientrati nell'obbligo di fatturazione elettronica. Lo spieghiamo bene in questa guida alla fatturazione elettronica per le ASD.
L'obbligodi fatturazione elettronica si applica sia alle operazioni tra privati (B2B), sia verso consumatori finali (B2C), sia nei confronti della Pubblica Amministrazione (Fatturazione PA).
- Partite IVA
- Freelance
- Aziende
- Regime forfettario (salvo eccezioni)
- Associazione e ASD
Vantaggi della fatturazione elettronica
Oltre a essere un adempimento fiscale, la fatturazione elettronica rappresenta anche un’opportunità per digitalizzare la gestione aziendale. Permette infatti di automatizzare molte attività, come la registrazione contabile, il monitoraggio dei pagamenti e l’integrazione con software gestionali, riducendo tempi e costi operativi.
- Riduzione degli errori
- Automazione dei processi
- Niente carta
- Gestione più semplice della contabilità
Fattura.it, nato come hub di fatturazione elettronica, si è evoluto proprio in questa direzione, integrando una serie di funzionalità utili alla gestione contabile della prorpia azienda, come la prima nota, lo scadenzario, la conservazione sostitutiva e il collegamento con il commercialista. Tutto in cloud, in un'unica piattaforma e accessibile da qualsiasi dispositivo. Trovi qui tutte informazioni relative al software gestionale di fatturazione elettronica.
Come fare la fatturazione elettronica
Puoi scegliere tra diverse soluzioni:
- Strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate
- Software di fatturazione elettronica
Domande frequenti sulla fatturazione elettronica
Quando un fornitore invia una fattura, lo SdI la controlla e poi la recapita al destinatario utilizzando uno dei canali associati alla sua partita IVA. Il metodo principale è il codice destinatario, un codice di 7 caratteri che indirizza automaticamente la fattura al tuo software gestionale o a quello del tuo intermediario (come il commercialista). In alternativa, la fattura può essere inviata a un indirizzo PEC, dove arriva come messaggio di posta certificata con il file XML allegato. Se non viene indicato né codice destinatario né PEC, oppure se ci sono problemi di consegna, la fattura non va persa: viene comunque resa disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, dove puoi consultarla e scaricarla.
Ricevere una fattura elettronica non richiede azioni manuali complesse: basta aver comunicato correttamente il proprio canale di ricezione e controllare periodicamente il software o il portale dell’Agenzia delle Entrate.
Quando invii la fattura al Sistema di Interscambio (SdI), il sistema fa dei controlli automatici. Se trova errori formali (per esempio partita IVA errata o file non corretto), la fattura viene scartata: in questo caso è come se non fosse mai stata emessa. Puoi correggerla e reinviarla, con stesso numero e data, generalmente entro pochi giorni, senza particolari problemi.
Se invece la fattura viene consegnata, allora è fiscalmente valida anche se contiene errori (ad esempio importi sbagliati o dati incompleti). In questa situazione non puoi modificarla direttamente: devi intervenire con strumenti correttivi. Il più comune è la nota di credito, che serve ad annullare totalmente o parzialmente la fattura errata; successivamente puoi emetterne una nuova corretta. In alcuni casi, se l’errore è minimo (come una descrizione imprecisa), può bastare una rettifica senza rifare tutto il documento.
Se la fattura è destinata alla Pubblica Amministrazione hai anche la possibilità, in caso errore, che la fattura venga rifiutata dall'ente. Anche in questo caso la fattura viene annullata fiscalmente per cui puoi reinviarla con stesso numero e data.
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