Fattura PA: guida completa per emettere fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione

La fatturazione PA è un processo obbligatorio per tutte le imprese e i professionisti che forniscono beni o servizi alla Pubblica Amministrazione. Dal 2015, infatti, tutte le fatture destinate agli enti pubblici devono essere emesse in formato elettronico XML e trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI).
In questa guida scoprirai come creare una fattura elettronica PA, quali dati inserire (come CIG, CUP e Codice Univoco Ufficio) e come gestire correttamente l’invio per essere sempre conforme alla normativa.

Fatturazione PA: in cosa consiste

La Fattura PA è una particolare tipologia di fattura elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione.
Dal 2015, ministeri, comuni, scuole, università, ASL, enti pubblici e amministrazioni centrali o locali possono ricevere fatture solo in formato elettronico. A differenza di una fattura tradizionale in PDF, la Fattura PA deve essere quindi:

• generata in formato XML;
• compilata secondo standard precisi;
• inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI);
• validata automaticamente prima della consegna.

N.B.: Se la fattura contiene errori formali o dati mancanti, il Sistema di Interscambio può scartarla.

Chi è obbligato a emettere una Fattura PA?

Devono emettere una Fattura PA tutte le partite IVA che lavorano con enti pubblici, indipendentemente dal regime fiscale adottato.
Tra i soggetti coinvolti ci sono:

• freelance e consulenti;
• professionisti in regime forfettario;
• aziende;
• artigiani;
• agenzie;
• fornitori della Pubblica Amministrazione.

Anche chi opera in regime forfettario deve emettere fattura elettronica verso la PA.

Differenza tra Fattura PA e fattura elettronica ordinaria

La Fattura PA è una fattura elettronica, ma presenta alcune caratteristiche specifiche rispetto alla normale fattura B2B tra privati.

Gli elementi indispensabili della Fattura PA

Una Fattura PA contiene alcuni campi specifici che non sempre sono presenti nelle normali fatture elettroniche tra privati. Compilarli correttamente è fondamentale per evitare scarti da parte del Sistema di Interscambio (SdI) e ritardi nei pagamenti. Ecco gli elementi più importanti da conoscere.

Codice Univoco Ufficio (CUU)

Il Codice Univoco Ufficio, chiamato anche CUU, è un codice alfanumerico di 6 caratteri che identifica l’ufficio della Pubblica Amministrazione destinatario della fattura. È uno dei dati più importanti della Fattura PA perché permette al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente il documento all’ente pubblico. Se il codice è errato o mancante, la fattura viene scartata. Il CUU viene generalmente fornito direttamente dall’ente pubblico oppure può essere cercato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

CIG (Codice Identificativo Gara)

Il CIG è il codice che identifica una gara d’appalto o un affidamento pubblico. Serve a garantire la tracciabilità dei pagamenti nelle operazioni con la Pubblica Amministrazione ed è spesso obbligatorio nelle fatture relative a contratti pubblici, forniture e servizi. Il codice deve essere inserito correttamente nella fattura elettronica, altrimenti l’ente potrebbe rifiutare il pagamento o richiedere una nota di variazione.

CUP (Codice Unico di Progetto)

Il CUP è un codice utilizzato per identificare progetti di investimento pubblico, opere pubbliche o interventi finanziati con fondi specifici. È obbligatorio quando previsto dall’ente appaltante e deve essere riportato nella Fattura PA insieme agli altri riferimenti amministrativi. Anche in questo caso, l’assenza o l’errore del codice può causare problemi nella gestione della pratica e nei tempi di pagamento.

Split Payment (Scissione dei pagamenti)

In molte operazioni verso la Pubblica Amministrazione si applica il meccanismo dello split payment, chiamato anche scissione dei pagamenti. Con lo split payment:

• il fornitore incassa solo l’importo imponibile;
• l’IVA viene versata direttamente dalla Pubblica Amministrazione all’Erario.

Nella Fattura PA è quindi necessario indicare correttamente questa modalità fiscale per evitare errori contabili e possibili scarti. Lo split payment non si applica in tutti i casi: ad esempio, alcuni professionisti soggetti a ritenuta possono essere esclusi. Per questo è importante verificare sempre il regime fiscale applicabile alla specifica operazione.

Come creare e inviare una Fattura PA (Step-by-Step)

Ecco una guida per creare una fattura in regime ordinario con Fattura.it

1) Clicca su Nuova Fattura.
2) Aggiungi il destinatario della fattura utilizzando l'apposito motore di ricerca. Ti basterà inserire il codice univoco di 6 caratteri alfanumerici, e il sistema autocompilerà tutti i campi dell'anagrafica richiesti.

Attenzione: per le PA è obbligatorio inserire:

• Codice Univoco Ufficio (6 caratteri, fornito dall’ente)

• Denominazione dell’ente

• Codice Fiscale

3) Compila poi  campo Data.

Ti ricordiamo che puoi retrodatare la fattura fino a un massimo di 12 giorni prima della data di invio; e non è possibile inviare fatture con data successiva a quella di invio.

4) Compila la causale del documento.
5) Completa poi il corpo della fattura inserendo la descrizione, l’importo e l’aliquota IVA.
6) Inserisci ora i dati di pagamento cliccando su Aggiungi modalità di pagamento.
Seleziona Bonifico tra le modalità di pagamento predefinite e cerca il tuo iban tra i pagamenti predefiniti. Se non è presente nell’elenco devi prima memorizzarlo.
Puoi farlo cliccando su Crea nuovo e compilando tutti i campi della maschera.
Memorizzato il tuo iban, ricercalo nell’elenco dei pagamenti predefiniti, clicca su inserisci in fattura e chiudi la sezione dei pagamenti.
7) Infine clicca su Salva.

La tua fattura è ora completa e pronta per l’invio.

Stati della Fattura: come leggere le ricevute dello SdI

Dopo l’invio di una Fattura PA al Sistema di Interscambio (SdI), il documento può assumere diversi stati. Comprendere il significato delle notifiche è fondamentale per sapere se la fattura è stata correttamente consegnata oppure se è necessario intervenire.
Ecco i principali esiti che puoi ricevere.

Monitorare gli stati della Fattura PA è importante per evitare ritardi nei pagamenti e gestire rapidamente eventuali errori o rifiuti. Con un software di fatturazione coem Fattura.it puoi controllare automaticamente tutte le notifiche inviate dallo SdI e seguire lo stato delle fatture in tempo reale.