Conservazione sostitutiva: come mettere al sicuro (e a norma) le tue fatture

Quando apri partita IVA, uno dei primi dubbi che ti assale è: “Ma le fatture elettroniche, una volta emesse o ricevute... dove finiscono? E per quanto tempo devo conservarle?”
Benvenuto nel mondo della conservazione sostitutiva: il processo che rende legalmente validi e conservabili nel tempo i tuoi documenti fiscali digitali, senza doverli stampare o tenere in cartelle polverose.

In parole semplici: se la tua contabilità è tutta digitale, serve un sistema che garantisca che quei file rimangano autentici, integri e leggibili per almeno 10 anni. È qui che entra in gioco la conservazione sostitutiva.

Cos’è davvero la conservazione sostitutiva?

Si tratta di un insieme di regole tecniche e legali per conservare documenti elettronici — come fatture, registri IVA, dichiarazioni — in modo che abbiano lo stesso valore giuridico dei documenti cartacei firmati e timbrati.

Nel concreto, ogni documento digitale (come una fattura elettronica o un registro IVA) viene bloccato nel tempo attraverso due elementi chiave: la firma digitale, che certifica chi lo ha emesso, e la marca temporale, che ne attesta la data certa. Una volta applicati, il file non può più essere modificato senza che ciò risulti evidente. Questo garantisce che il documento sia autentico, integro e immodificabile per tutti i 10 anni di conservazione previsti dalla legge.

È come mettere un sigillo elettronico che dice “questo documento è originale, firmato, e non è stato toccato da nessuno dopo questa data”.

Esempio pratico: mettiamo che oggi tu emetta una fattura elettronica per un cliente. Il file XML viene preso in carico dal tuo sistema di conservazione, che lo firma digitalmente con un certificato intestato a te o al tuo gestore. Subito dopo, viene aggiunta una marca temporale che registra l’ora e la data esatta. A questo punto, la fattura viene archiviata su un sistema sicuro e rimane consultabile per dieci anni, pronta per eventuali controlli del Fisco.

Tradotto: niente più archivi fisici, faldoni o paura di perdere tutto per un guasto al PC.

Chi è obbligato a farla (e cosa si conserva)?

Tutti i titolari di partita IVA che emettono o ricevono fatture elettroniche sono tenuti a conservarle a norma. E lo stesso vale per i registri contabili, i corrispettivi, i libri giornale e persino le PEC, se contengono documenti rilevanti ai fini fiscali.
La conservazione sostitutiva non è una scelta: è un obbligo fiscale. E dura almeno 10 anni. Sì, anche se chiudi la partita IVA prima!

Le novità del 2025: cosa è cambiato

Nel 2025 sono entrati in vigore aggiornamenti importanti, in particolare con l’adeguamento al regolamento eIDAS 2.0 e il Decreto Legislativo 1/2024. Ecco cosa devi sapere:

• Nuove tempistiche: entro il 31 gennaio 2025 devi aver reso digitali tutte le fatture e i registri del 2023. Non rispettare i tempi può portare a sanzioni salate;
• Requisiti europei: i sistemi di conservazione devono essere conformi anche alle regole europee (eIDAS 2.0), per garantire la validità transfrontaliera dei documenti;
• Metadati obbligatori: ogni documento deve essere accompagnato da informazioni specifiche (autore, data, tipo documento...) che ne permettano la verifica e il recupero.

Il punto è semplice: oggi la conservazione è più tecnica e rigorosa, ma anche più automatizzabile se usi i giusti strumenti.

Come funziona la conservazione sostitutiva, in pratica?

Ti serve un sistema certificato che possa gestire in modo conforme questo processo. Puoi scegliere di:

• Usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate (valido solo per le fatture elettroniche emesse tramite SdI);
• Affidarti a un provider esterno certificato come il nostro, che ti semplifica tutto il processo;
• Oppure gestire la conservazione “in casa” (ma serve esperienza, software e tempo),

Se vuoi capire meglio quale soluzione fa al caso tuo, puoi leggere la nostra guida sulla fatturazione elettronica gratuita.

Il flusso tipico prevede che:

• Il documento venga firmato digitalmente;
• Venga applicata una marca temporale;
• Si generino i metadati;
• Venga archiviato su un sistema sicuro, accessibile e conforme alla normativa.

Se ti affidi a un gestionale che integra già questi passaggi, tu non devi fare quasi nulla.

Domande comuni (e risposte semplici)

• Serve conservare anche le fatture ricevute? Sì, se vuoi essere a norma, devi conservare sia quelle emesse che quelle ricevute;
• Posso conservare tutto da solo? Sì, ma devi rispettare le specifiche AgID e nominare un Responsabile della Conservazione. Meglio usare un sistema certificato;
• Quanto costa? Il servizio gratuito dell’AdE non ha costi, ma è limitato. I gestionali privati, invece, offrono piani accessibili con funzionalità aggiuntive.

In sintesila conservazione sostitutiva nel 2025 è un tassello fondamentale per chi lavora in digitale. Non è solo un obbligo, ma anche una garanzia di ordine, sicurezza e tranquillità fiscale. :

Con gli strumenti giusti, puoi delegare tutto in automatico e concentrarti sul far crescere la tua attività.

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