Conservazione sostitutiva: che cos'è e come funziona

La conservazione sostitutiva è l'ultimo stadio del processo di fatturazione elettronica che però ha un'importanza uguale alla creazione stessa del documento digitale.

Sia nel caso della fatturazione elettronica tra privati che per quanto riguarda le fatture verso la Pubblica Amministrazione, infatti, non basta redarre il documento in formato XML e inserirlo all'interno del SdI (il Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate) ma è fondamentale anche conservarlo in un archivio virtuale per dieci anni.

Si parla in questo caso di conservazione sostitutiva. Questo aspetto non va visto necessariamente solo come un obbligo imposto dallo Stato ma anche come una risorsa per l'azienda stessa.

Pensiamo, per esempio, a quanto costa attualmente pagare uno o più impiegati per preparare, imbustare, spedire e poi archiviare una grossa mole di fatture, senza considerare poi le energie necessarie per archiviare le stesse, cercarle al momento del bisogno in una stanza piena di cartelle e faldoni o assicurarsi telefonicamente che il documento sia arrivato a destinazione.

Niente di tutto ciò avviene con il processo telematico di fatturazione che prevede la creazione della fattura, la consegna al cliente, la gestione dell'approvazione e infine la conservazione sostitutiva della stessa in un archivio digitale.


Conservazione sostitutiva: cosa prevede la legge?


Naturalmente non si può pensare di salvare semplicemente un file sul pc o su una pennetta usb ma bisogna rispettare una serie di direttive senza le quali non si può effettivamente parlare di conservazione sostitutiva.
Il sistema, in sostanza, deve garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità immediata di tutti i documenti informatici.

Questo per i dieci anni successivi alla data del documento scaduti i quali decade ogni obbligo.
Metà dei requisiti succitati sono garantiti dal processo stesso di fatturazione digitale che indica, in maniera indelebile, la data e l'orario di creazione del documento (la cosiddetta marca temporale). La firma digitale garantisce invece l'immodificabilità del documento.

Una volta archiviata la fattura, il sistema deve consentire infine le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA e alla data di creazione.

A disciplinare i modelli organizzativi della conservazione sostitutiva è in particolare l'articolo 5 del DPCM del 3/12/2013 (decreto presidenziale del consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013) che chiarisce in maniera inequivocabile un altro aspetto fondamentale: i documenti devono essere conservati all'interno della struttura organizzativa del soggetto produttore oppure affidati ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche e che sono quindi accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

Proprio per questo motivo risulta particolarmente vantaggioso per i titolari di partita Iva, rivolgersi a soggetti pubblici o privati, accreditati dall'Agenzia delle Entrate, in grado di offrire le garanzie richieste dalla normativa vigente.


Conservazione digitale delle fatture a cosa serve?


La conservazione sostitutiva, in sostanza, assolve in tutto e per tutto alla funzione del tradizionale archivio.
I documenti custoditi in questo nuovo spazio virtuale anziché avere firma e timbro ordinari hanno firma digitale, bollo virtuale e marca temporale.

Tutte queste caratteristiche fanno in modo che un documento diventi non deteriorabile nel tempo, garantendo al contempo integrità, autenticità e immediata possibilità di consultazione dello stesso.
Proprio perché garantire, al contempo, la non modificabilità dei documenti, l'accessibilità e la conservazione degli stessi per dieci anni può non essere un'operazione semplice il nostro consiglio è quello di rivolgersi a enti autorizzati e a realtà come Facile.it in grado di adempiere a tutte queste specifiche.


Conservazione digitale: i vantaggi del nostro servizio


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